Documentos e contas são papéis que parecem brotar e sumir quando mais precisamos deles. Para evitar perder tempo procurando um comprovante é preciso organizAÇÃO. Vou contar para vocês como eu faço, pois não gosto de dar dicas
de algo que ainda não testei. Vamos lá:
- Þ Contas Pagas
Antigamente, eu separava as contas por categorias (luz, água,
telefone, celular, cartão de crédito,
etc.), mas, como as contas são muitas (rsrsr) eu ficava com muitas divisões,
muitas pastas. E na verdade, raramente consultamos ou precisamos destes
comprovantes, certo? Arquivamos para eventuais necessidades ou comprovações.
Então, desde o ano passado venho fazendo diferente. Compro apenas uma pasta
sanfonada (foto abaixo) por ano e separo cada divisão para um mês do ano.
Arquivo as contas pagas do mês todas juntas. Fica muito mais prático e ocupa
menos espaço. Isso também facilitará no momento de descartar os comprovantes.
Cada comprovante tem que ser arquivado por um tempo diferente. Vejam a tabela
logo abaixo.
5 anos
|
- tributos ( IPTU, IPVA, Imposto de Renda e
outros);
- contas de água, luz, telefone e gás;
- recibos de assistência medica;
- recibos escolares;
- pagamento de cartões de créditos;
- recibos de pagamentos a profissionais
liberais;
- pagamento de condomínios.
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3 anos
|
- recibos de pagamentos de aluguel;
- recibos de diárias de hotéis;
(eu nunca guardei)
- recibos de pagamento de restaurante. (eu nunca guardo)
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1 ano
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- extratos bancários (não guardo, pois dá para pegar pela Internet)
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Pelo período do contrato
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- comprovante de pagamento financiamento imobiliário.
- seguros em geral
-
notas fiscais (até o término da garantia do produto)
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20 anos
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- documentos comprobatórios para aposentadoria junto
ao INSS
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Financiamentos
(casa, carro, etc.)
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até o término do pagamento de todas as parcelas ou
após a entrega da escritura definitiva (imóveis) e/ou documento que
oficialize a quitação (consórcio)
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Atualmente, muitas empresas emitem recibo de quitação de
débito. Com esse recibo, não é necessário guardar os comprovantes anteriores à
emissão do mesmo, porém há quem prefira não arriscar.
- Þ Documentos
Todos os documentos devem ficar juntos para facilitar a
localização deles. Os meus ficam em uma caixa grande (daquelas de presente),
guardada no armário do escritório aqui de casa. Dentro, separo em saquinhos por
categorias: um saquinho para cada pessoa (somos 4) para os documentos pessoais;
um saquinho para documentos dos carros (IPVA, licenciamento, seguro, etc.);
outro para os documentos da casa (escritura, IPTU, etc.) e um último para notas
fiscais e manuais. Esse último costumo olhar com mais frequência, pois, às vezes, nem temos mais um determinado produto e continuamos guardando o manual e/ou a
garantia. Não guardo manual de todos os produtos. Apenas daqueles que acho que
posso necessitar um dia (mas na verdade nunca precisei de nenhum rsrsrs).
- Þ Contas a pagar
A medida que as contas vão chegando, eu já as coloco em uma
pasta em L (foto abaixo), que mantenho em uma gaveta do meu escritório. Assim,
quando chega o dia de efetuar os pagamentos, todas estão ali juntinhas. Tenho
muito a falar sobre a organização financeira e, por isso, farei um post em
breve tratando desta questão.
Pasta Sanfonada e Pastas em L
SUGESTÃO
Mantenha as "três pastas" no mesmo local, que pode
ser uma gaveta da estante da sala, por exemplo. Assim, fica mais
fácil de organizar e de saber onde procurar.
E vocês? Como guardam as contas e documentos? Postem nos
comentários.
Um beijo!
Carol
#organizACAO #organizandodocumentos
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