Documentos e contas são papéis que parecem brotar e sumir quando mais precisamos deles. Para evitar perder tempo procurando um comprovante é preciso organizAÇÃO. Vou contar para vocês como eu faço, pois não gosto de dar dicas
de algo que ainda não testei. Vamos lá:
Antigamente, eu separava as contas por categorias (luz, água,
telefone, celular, cartão de crédito,
etc.), mas, como as contas são muitas (rsrsr) eu ficava com muitas divisões,
muitas pastas. E na verdade, raramente consultamos ou precisamos destes
comprovantes, certo? Arquivamos para eventuais necessidades ou comprovações.
Então, desde o ano passado venho fazendo diferente. Compro apenas uma pasta
sanfonada (foto abaixo) por ano e separo cada divisão para um mês do ano.
Arquivo as contas pagas do mês todas juntas. Fica muito mais prático e ocupa
menos espaço. Isso também facilitará no momento de descartar os comprovantes.
Cada comprovante tem que ser arquivado por um tempo diferente. Vejam a tabela
logo abaixo.
5 anos
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- tributos ( IPTU, IPVA, Imposto de Renda e
outros);
- contas de água, luz, telefone e gás;
- recibos de assistência medica;
- recibos escolares;
- pagamento de cartões de créditos;
- recibos de pagamentos a profissionais
liberais;
- pagamento de condomínios.
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3 anos
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- recibos de pagamentos de aluguel;
- recibos de diárias de hotéis;
(eu nunca guardei)
- recibos de pagamento de restaurante. (eu nunca guardo)
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1 ano
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- extratos bancários (não guardo, pois dá para pegar pela Internet)
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Pelo período do contrato
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- comprovante de pagamento financiamento imobiliário.
- seguros em geral
-
notas fiscais (até o término da garantia do produto)
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20 anos
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- documentos comprobatórios para aposentadoria junto
ao INSS
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Financiamentos
(casa, carro, etc.)
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até o término do pagamento de todas as parcelas ou
após a entrega da escritura definitiva (imóveis) e/ou documento que
oficialize a quitação (consórcio)
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Atualmente, muitas empresas emitem recibo de quitação de
débito. Com esse recibo, não é necessário guardar os comprovantes anteriores à
emissão do mesmo, porém há quem prefira não arriscar.
Todos os documentos devem ficar juntos para facilitar a
localização deles. Os meus ficam em uma caixa grande (daquelas de presente),
guardada no armário do escritório aqui de casa. Dentro, separo em saquinhos por
categorias: um saquinho para cada pessoa (somos 4) para os documentos pessoais;
um saquinho para documentos dos carros (IPVA, licenciamento, seguro, etc.);
outro para os documentos da casa (escritura, IPTU, etc.) e um último para notas
fiscais e manuais. Esse último costumo olhar com mais frequência, pois, às vezes, nem temos mais um determinado produto e continuamos guardando o manual e/ou a
garantia. Não guardo manual de todos os produtos. Apenas daqueles que acho que
posso necessitar um dia (mas na verdade nunca precisei de nenhum rsrsrs).
A medida que as contas vão chegando, eu já as coloco em uma
pasta em L (foto abaixo), que mantenho em uma gaveta do meu escritório. Assim,
quando chega o dia de efetuar os pagamentos, todas estão ali juntinhas. Tenho
muito a falar sobre a organização financeira e, por isso, farei um post em
breve tratando desta questão.
Pasta Sanfonada e Pastas em L
SUGESTÃO
Mantenha as "três pastas" no mesmo local, que pode
ser uma gaveta da estante da sala, por exemplo. Assim, fica mais
fácil de organizar e de saber onde procurar.
E vocês? Como guardam as contas e documentos? Postem nos
comentários.
Um beijo!
Carol
#organizACAO #organizandodocumentos